Wanneer we met personen in het dagelijkse leven spreken, verwachten we om hem of haar goed te begrijpen. Om foute conversaties en combinaties te vermeiden, stelde de Nederlandse taal etiquette’s op. Wat niet iedereen weet, is dat ook het internet over zulke etiquetteregels beschikt. In deze “how-to” leer je in enkele korte stappen om je effectiever uit te drukken op het internet.
1. Kies voor een duidelijke en samenvattende titel.
Goede titels helpen mensen om hun mails te organiseren en ordenen op prioriteit.
2. Gebruik nooit het ‘CC’ gedeelte om je bericht naar iedereen te kopiëren.
Deze regel is vooral toepasselijk op de werkvloer. Dagelijks krijgen werknemers tonnen e-mails van collega’s en klanten. Wees dan ook selectief wanneer je maar enkele collega’s moet bereiken. Niet de gehele vloer hoeft over die ene mail te beschikken. Ook moet je opletten bij het gebruik van “Allen beantwoorden”. Via een dergelijke knop beantwoord je niet alleen de afzender, maar ook alle personen die het bericht als ‘CC’ ontvingen.
3. Gebruik ‘BCC’ voor kopieën naar een grotere groep mensen, die elkaar niet noodzakelijk kennen.
Net als het ongewenst doorgeven van telefoonnummers, is ook het doorgeven van e-mailadressen verwerpelijk. Wanneer je bijvoorbeeld een e-mail moet versturen naar een grote groep van 30 personen, opteer je beter voor het veld ‘Aan’ of de ‘BCC’. Zo zien alle 30 ontvangers niet elkaars e-mailadres, maar enkel dat van de ontvanger en afzender.
4. Houd berichten kort en strak.
Lange zinnen lezen werkt niet alleen verstrooiend, maar heeft ook negatieve gevolgen voor de ogen. Reden te meer om de berichten die je verzendt naar smartphones, gsm’s of computers kort te houden. Ontvangers hebben daarnaast ook de neiging om te langere berichten te negeren.
5. Vermeid onnodig gebruik van hoofdletters.
Hoofdletters worden gebruikt om een bepaalde structuur of orde in je tekst te typen. Echter heeft het overvloedig gebruik van hoofdletters negatieve gevolgen. Zinnen als ‘Je moet zeker VERMEIDEN…’ zijn naast aanvallend ook moeilijk om te lezen. Zelfstandige naamwoorden beschikken ook nooit over een hoofdletter, enkel als zij aan het begin van een zin staan.
6. Smileys zijn leuk, maar…
Smiley of emoticons horen niet thuis in het bedrijfsleven. Onder collega’s zijn ze wel bruikbaar om een bericht luchtiger en begripvoller te doen overkomen. Gebruik smiley’s ook vooral om uitspraken te ondersteunen. Opgelet: ongepaste smileys werken, net als te veel smiley’s afstotend.
7. Controleer de spelling zeker twee maalVaak worden via e-mails de spellingsregels even over boord gegooid. Echter is er niets beschamender dan een ‘dt-fout’ door te sturen naar je baas of verantwoordelijke. Gebruik om deze situaties te vermeiden steeds de ingebouwde spellingscorrector van je e-mailprogramma of tekstverwerker.
Laat deze how-to zeker geen afschrikking zijn tot het versturen van e-mails. E-mails worden onvermijdelijk binnen onze maatschappij. Denk er ook aan: iedereen maakt wel eens fouten.
